Hallitsevatko rutiinit johtajuuttasi?

Mekaaninen, taitoon ja tottumukseen perustuva osaaminen tekee toiminnasta nopeaa ja sujuvaa. Kun tuttu tapa toimia on hioutunut pitkälle, asioiden eteneminen ei vaadi joka kerta uutta harkintaa. Se on hyvä asia. Rutiinit vapauttavat ajattelua ja tekevät toiminnasta tehokasta.

Haaste syntyy, kun tuttu toimintatapa jatkuu tilanteessa, jossa tavoitteet, ihmiset tai toimintaympäristö ovat muuttuneet. Silloin aiemmin toimiva tapa ei välttämättä enää palvele sitä, mitä johtamisella nyt tavoitellaan.

Tämä voi olla vaikea huomata. Tuttu toiminta tuntuu luontevalta ja sujuvalta, ja sen voi helposti tulkita tietoiseksi valinnaksi – vaikka toimintaa ohjaisi ennen kaikkea tottumus.

Ehditkö pysähtyä tarkastelemaan omia toimintatapojasi ja kysyä: Toiminko tässä tilanteessa tietoisesti valiten vai siksi, että näin on totuttu toimimaan?

Mitä tutkimus kertoo tottumuksista?

Wendy Wood ja Dennis Runger tarkastelevat vuonna 2016 julkaistussa artikkelissaan Psychology of Habit sitä, miten tottumukset syntyvät ja ohjaavat käyttäytymistä. He kuvaavat tottumuksia opittuina automaattisina toimintatapoina. Niille on erityisen tyypillistä kaksi asiaa: ne aktivoituvat tutuissa, toistuvissa tilanteissa ja ne ovat suhteellisen vähän riippuvaisia siitä, miten tavoitteet tai toiminnan lopputuloksen arvo ovat juuri sillä hetkellä muuttuneet.

Tottumus ei siis ole yksinkertaisesti päätös, jonka ihminen tekee joka kerta uudelleen. Kun samaa toimintaa toistetaan samankaltaisessa tilanteessa, tilanteen vihjeet alkavat itsessään aktivoida opittua toimintatapaa.

Tutkimuksessa on esimerkiksi havaittu, että noin 43 prosenttia tarkastelluista päivittäisistä toiminnoista toistui lähes päivittäin ja yleensä samassa kontekstissa. Osallistujat raportoivat usein, etteivät he juuri ajatelleet näitä toimintoja niiden aikana. Tämä auttaa ymmärtämään myös johtamisen rutiineja.

Tuttu toimintatapa voi tehdä johtamisesta sujuvaa ja tehokasta. Sitä ei tarvitse poistaa vain siksi, että se on rutiini.

Mutta sama toimintatapa voi jatkaa aktivoitumistaan myös silloin, kun tilanne on muuttunut. Jos esimerkiksi tapa reagoida kiireeseen, johtaa kokousta tai käsitellä haastavaa tilannetta on syntynyt aiemmassa toimintaympäristössä, se ei automaattisesti muutu ympäristön muuttuessa.

Stressi ja kuormitus voivat vielä vahvistaa tätä ilmiötä. Tutkimuksen mukaan ne vähentävät mahdollisuuksia ja motivaatiota toimia harkitusti ja lisäävät tukeutumista tuttuihin toimintatapoihin. Tottumus toimii silloin ikään kuin oletusvastauksena.

Siksi pelkkä tieto siitä, että haluaisimme toimia toisin, ei välttämättä riitä muuttamaan toimintaa. Vahva tottumus voi käynnistyä tutussa tilanteessa, vaikka nykyinen tavoite olisi toinen.

Kolme kysymystä omien toimintatapojen tarkasteluun

Voit kokeilla seuraavaa lyhyttä pysähdystä esimerkiksi viikon päätteeksi tai ennen tuttua tilannetta, jossa huomaat toimivasi helposti automaattisesti.

1. Mikä toimintatapani toistuu?

Valitse yksi konkreettinen tapa toimia. Se voi liittyä esimerkiksi kokouksiin, palautteen antamiseen, kiireeseen reagoimiseen tai vaikean keskustelun aloittamiseen.

2. Missä tilanteessa se käynnistyy?

Mikä sitä edeltää? Tietty ihminen, kokous, kellonaika, ongelma, tunne tai muu tuttu tilanne?

Tutkimuksen näkökulmasta juuri konteksti on olennainen. Tottumus vahvistuu, kun sama toimintatapa toistuu samankaltaisissa tilanteissa.

3. Palveleeko tämä toimintatapa edelleen nykyistä tavoitetta?

Jos vastaus on kyllä, rutiinia ei tarvitse muuttaa.

Jos vastaus on epävarma, kannattaa selvittää, mitä tällä toimintatavalla alun perin tavoiteltiin ja mikä on muuttunut.

Jos vastaus on ei, seuraava kysymys on: mitä haluaisin tehdä tässä tilanteessa toisin?

Uuden toimintatavan oppiminen ei tutkimuksen perusteella tapahdu pelkällä päätöksellä. Uutta toimintaa vahvistaa sen toistaminen mahdollisimman samanlaisessa kontekstissa, kunnes myös uusi toimintatapa alkaa muuttua automaattisemmaksi.

Johtamisen uudistaminen ei siis välttämättä tarkoita kaikkien rutiinien kyseenalaistamista.

Oleellisempaa on huomata, mitkä toimintatavat edelleen palvelevat nykyistä tilannetta – ja mitkä jatkuvat siksi, että ne ovat tuttuja.

Kiinnostuitko?

Luotuan valmennusratkaisun avulla uudistat ja vahvistat johtajuttasi.

Varaa aika maksuttomaan keskusteluun, jossa saat lisätietoa palvelusta ja voit kertoa tarkemmin tarpeistasi ja toiveistasi. Keskustelu ei sido mihinkään.

Voit olla yhteydessä myös viestillä tai puhelimitse: reija@luotua.fi, 045 7871 7188